Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto
Y-tunnus 0313471-7
PL 53 (Fabianinkatu 32)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Puhelin: 02941 911
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jere Reinikainen / Elina Ekholm
Sähköposti: etunimi.sukunimi@helsinki.fi
3. Rekisterin nimi
Helsingin yliopiston verkkomaksupalvelun asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tilausten käsittely ja laskuttaminen sekä asiakassuhteiden hoitaminen. Verkkomaksupalvelun käyttäminen ei edellytä rekisteröitymistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan asiakassuhteiden hoitamiseksi ja tilausten käsittelemiseksi asiakkaan etu- ja sukunimi, sähköpostisosoite ja asioidessa käytetty kieli. Lisäksi verkkomaksupalvelun tilaustietoihin tallennetaan asiakkaan tilaamisen yhteydessä antamat tiedot, kuten tilauksen tuotesisältö, lisätiedot osallistumisesta tapahtumaan/konferenssiin ja tilauksen maksutapa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Pääsääntöisesti Asiakkaan oma ilmoitus.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysaika perustuu kirjanpitolain osoittamaan kirjanpitoaineiston ja kuittien säilytysaikaan. Kirjanpitolain mukaan tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Kirjanpitolain mukaista aineistoa säilytetään sille osoitetulla Helsingin yliopiston palvelimella. Itse verkkomaksupalvelusta tilausten henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti kahden vuoden kuluttua tilauksesta.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä ei luovuteta sivullisille. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Helsingin yliopiston määrittämiä käyttöoikeuksia, ja se sijaitsee Helsingin yliopiston palomuuri- ja käyttäjäoikeussuojatulla palvelimella.
Tietoja välitetään sekä sisäisesti että ulkoisesti seuraaville ryhmille:
• Niille Helsingin yliopiston henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.
• Viranomaisille lain edellyttämällä tavalla (esimerkiksi sosiaali- ja veroviranomaisille)
• Tilausten käsittelyn ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömille yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille (esim. tilausten maksamiseen ja toimittamiseen liittyvät tahot).
Rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään ainoastaan sellaiset rekisterinpitäjän ennalta määritellyt työntekijät, joiden toimenkuvaan tietojen käsitteleminen kuuluu. Näitä työntekijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoittaa. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Tiedonkorjaamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.